Oggi , interior designer, nel gruppo organizzatore delle e , è ospite del nostro blog e ci guiderà nel mondo magico degli eventi tecnologici.

Le sono incontri dedicati a donne appassionate di tecnologia; vengono organizzate in tutto il mondo da team di volontarie e sono aperte solo al genere femminile, gli uomini sono ammessi solo come invitati!  Sono ottime opportunità per socializzare e incontrare persone con interessi simili e per unire le donne che lavorano nello stesso settore.

Ciao Ilaria, ci fa molto piacere averti con noi oggi a chiacchierare di un mondo spesso ostico per il gentil sesso. Cominciamo subito con una domanda sugli eventi che contribuisci ad organizzare per le GGD Milano; molto del lavoro viene fatto in remoto: quali sono i vantaggi e quali sono invece le difficoltà nell’organizzare eventi con un team diffuso?

E’ incredibile ma vero, le nostre cene tecnologiche vengono organizzate quasi totalmente online. Per quale motivo? Abbiamo problemi di “distanza”; in primo luogo di distanza “fisica”, poiché capita frequentemente che una ragazza del team sia all’estero, e in secondo luogo problemi di distanza “locale”, poiché non abitiamo tutte nello stesso palazzo e la tecnologia in questo caso ci aiuta a comunicare. I vantaggi di avere un team diffuso sono diversi: sul fronte “internazionale”, gli input che si ricevono dalle varie culture con cui siamo in contatto e la possibilità di conoscere speaker interessanti in contesti diversi dal nostro; sul fronte locale, la possibilità di sperimentare continuamente tutte le nuove tecnologie legate all’instant messaging, alle chat, alle conversazioni via web etc. Svantaggi: dal punto di vista “internazionale”, il fuso orario, che talvolta ci impone di iniziare dopo e chiudere prima le conversazioni, perdendo momenti importanti. Parlando di distanza locale, invece,  lo svantaggio più grande è che non lavorando fisicamente insieme, alle GGD dobbiamo riservare i rari momenti liberi che abbiamo.

La gestione della lista di inviti per voi è molto anomala rispetto agli eventi classici. Ci puoi raccontare come funziona e perché avete deciso di adottare questi criteri?

Sarò sincera, non abbiamo mai utilizzato i bellissimi inviti con la ceralacca solo per motivi di praticità! Sono anni ormai che le iscrizioni ai nostri eventi sono veicolate tramite , un servizio che permette di organizzare eventi online e di inviare inviti. Quando decidiamo la data di un evento prepariamo una pagina dedicata alla nostra cena su Eventbrite, che le nostre ospiti sono invitate a visitare per iscriversi alla serata. Eventbrite, oltre a raccogliere la lista dei nostri invitati in un grande e preciso database, ci consente di monitorare chi ha partecipato o meno alla cena grazie al servizio di Check-in (una comodissima peculiarità della app mobile di Eventbrite) che utilizziamo durante il momento di accoglienza, quando le nostre invitate arrivano all’evento. Meno carta, meno mail, più Eventbrite! Una volta raccolte le iscrizioni, procediamo all’estrazione delle ragazze che effettivamente possono partecipare. Anche in questo caso ricorriamo a una app, Random.org, e chi non viene estratto rimane in lista d’attesa, e ripescato in caso di disdette.

Nell’impostare un invito, quali sono a tuo parere le buone regole da seguire? Per gli inviti geek c’è qualche accortezza in più da tenere presente?

Oltre alla gestione ordinaria delle iscrizioni ci sono anche una serie di attività parallele che devono essere svolte per essere sicuri della riuscita dell’evento. Innanzitutto bisogna preparare con accortezza la mail di conferma di ricezione dell’iscrizione; tramite quella mail spieghiamo esattamente quale sarà il meccanismo che consentirà alle ragazze estratte di partecipare ed evita di incorrere in fraintendimenti. Dopo l’estrazione inviamo una mail di recap all’evento un paio di giorni prima della serata, in modo che in caso di disdette riusciamo a ripescare altre girl geek. Apparentemente sembra una cosa semplice ma questo tipo di organizzazione è abbastanza complesso. Un’altra accortezza che usiamo offrire alle ragazze che partecipano alle nostre cene è quella di tenerle aggiornate in caso di sciopero o maltempo attraverso i nostri Social network, in particolare tramite Twitter, e di aiutare in caso di bisogno: è successo diverse volte che una girl geek si perdesse durante il tragitto verso la cena e grazie al supporto Social siamo sempre riuscite ad essere di aiuto.

Nell’organizzazione degli eventi delle GGD ci sono tre scelte importanti da fare, perché spesso determinano la riuscita della serata: location, sponsor e gadget. Ci racconti come li scegliete e se ci sono criteri particolari che seguite ad ogni evento?

Le variabili fondamentali per la buona riuscita di una Girl Geek Dinner sono diverse. Fondamentali sono gli speech interessanti delle speakers che intervengono al nostro evento, che offrono contenuti interessanti e nuovi spunti di riflessione agli ospiti. Importantissime anche le location, che variano da evento a evento. Spesso veniamo ospitate dalla aziende in un evento Open House, oppure siamo noi stesse a scegliere la location in base alla facilità di raggiungimento e alle caratteristiche tecniche che consentano, per esempio, di fare presentazioni o di farci muovere agilmente nei momenti di networking. Grazie all’eventuale sponsor della serata si può concordare anche la possibilità di avere dei gadget: il nostro obiettivo è quello di introdurre sempre delle novità geek che possano essere utili o interessanti per la nostra community.

Conoscevate le Girl Geek Dinners prima di questa intervista? Avete mai organizzato un evento con un tema particolare? Fatecelo sapere nei commenti! It passed the encryption protocols and privacy policy it only takes a minute to complete these processes and immediately you will see change on your home screen, looking good