Le e-mail hanno ormai sostituito del tutto la corrispondenza cartacea nel nostro lavoro e, con la diffusione degli smartphone, sono diventate anche uno strumento di comunicazione veloce tra amici, fidanzati e parenti. Anche le e-mail hanno però una loro etichetta e ci sono alcune regole che è bene seguire.

Per prima cosa curiamo con particolare attenzione l’oggetto: deve essere breve ma completo, darci immediatamente un indizio del contenuto o della richiesta e agevolare la ricerca dopo che la mail sarà stata archiviata. Piccolo suggerimento: scriviamo l’oggetto per ultimo, rendendolo un riepilogo in 5 parole del contenuto completo.

Facciamo anche attenzione ai destinatari della posta elettronica: quelli che sono inseriti nel campo “A:” sono i diretti interessati, che si suppone rispondano alla richiesta; in “Cc:” chi deve solo “prendere atto” della comunicazione. Rispondere ad una e-mail quando si è solo in Copia Conoscenza non è molto educato perché si sta rispondendo senza essere interpellati; nel caso si debba fare, scusiamoci e spieghiamone la ragione: ad esempio possiamo rispondere al posto di un collaboratore o di un collega che è fuori ufficio oppure quando viene erroneamente chiamato in causa su una questione di cui noi siamo i responsabili.

Altro punto su cui fare attenzione sono l’intestazione e i saluti. Le e-mail sono generalmente meno formali delle lettere cartacee, per cui si evitano formule come Egregio, Stimatissimo, ecc. Tuttavia, se è corrispondenza di lavoro o di studio, è bene utilizzare almeno un ”Gentile”. Analogamente, nei saluti possiamo evitare “Cogliamo l’occasione per porgere distinti saluti”, ma usiamo almeno formule di rispetto come “Cordiali saluti”. Ricordiamoci inoltre che nelle e-mail manca tutto il non-verbale della comunicazione e che possiamo essere fraintesi: meglio un grazie in più che correre il rischio di sembrare prepotenti!

Per quanto riguarda i titoli, sì è meno attenti al protocollo, come abbiamo già detto, ma è bene mantenerli quando riconoscono uno stato giuridico, come Ingegner, Avvocato, ecc. Assolutamente banditi invece nella firma: di per sé sono poco eleganti anche nella corrispondenza tradizionale, ma in quella elettronica suonano boriosi.

Proprio la maggiore informalità permette anche di esprimersi più liberamente nel testo: niente formule o locuzioni da notaio, niente espressioni come il 10 c.m., meglio il 10 maggio o il 10 di questo mese, ecc. è concesso inoltre un uso più disinvolto del “tu” quando ci si rivolge ad un collega o a un fornitore, anche se non lo abbiamo mai incontrato. Se invece al destinatario della e-mail diamo abitualmente del “lei” continuiamo a farlo anche per iscritto, ma evitiamo le lettere maiuscole nei pronomi che sono così old-style!

Infine, gli allegati: ormai la maggior parte delle caselle di posta possono riceverne di molto pesanti, ma spesso siamo connessi attraverso reti mobili e scaricare un file pdf da 10 Mega può richiedere molto tempo. Evitiamo inutili allegati e se sono pesanti scegliamo servizi di invio come , inserendo nella mail un semplice link per il download.

Ancora dubbi? Siamo certi di no e come promemoria potete scaricare questa infografica (in inglese).

As if it was a one on one mini practical raining session